Analiza transakcji klientów to żadna nowość dla instytucji obowiązanych. Już w znowelizowanej w 2010 roku Ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy pojawił się obowiązek prowadzenia analiz transakcji w oparciu o profil ryzyka klientów. Oznaczało to stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego dla klientów o średnim profilu ryzyka, oraz wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego dla klientów charakteryzujących się podwyższonym ryzykiem prania pieniędzy. Co się zmienia? Ustawa implementująca AML IV podnosi poprzeczkę, co do jakości i szczegółowości prowadzonych analiz, a jej prawidłowe wdrożenie może być wymagające w szczególności dla mniejszych instytucji finansowych.
Spis treści
Powiązanie identyfikacji klienta i analiza transakcji
Dotychczas wystarczyło, aby instytucje obowiązane prowadziły analizy transakcji, których szczegółowość (intensywność) jest uzależniona od flagi ryzyka klienta. Wraz z wejściem nowej Ustawy analizy te, będą musiały zostać powiązane nie tylko z określonym profilem ryzyka, ale także z informacjami zebranymi w ramach procedury „Poznaj swojego klienta” (KYC). Jeżeli zachowania klienta będą odbiegać od informacji przekazanych podczas identyfikacji, to instytucje obowiązane powinny takie zachowania wykryć i poddać szczegółowej analizie.
Sposób wdrożenia wymogów
W celu efektywnego i skutecznego wypełnienia obowiązków związanych z analizowaniem transakcji konieczne jest stworzenie odpowiednich algorytmów do typowania transakcji potencjalnie podejrzanych. Nawet małe instytucje finansowe mogą nie być w stanie sprostać nowym standardom analizy transakcji bez odpowiedniego wsparcia narzędziami informatycznymi. Różnice pomiędzy dotychczas prowadzonymi analizami, a nowymi standardami polegają na tym, że dotychczas wystarczyło posługiwanie się kilkoma algorytmami, albo – w przypadku małych instytucji obowiązanych – prowadzenia analiz ręcznych – o tyle nowe standardy wymagają wdrożenia przynajmniej kilkunastu algorytmów.
Zasady działania algorytmów
Algorytmy powinno określać się w taki sposób, aby typowały do analizy niestandardowe transakcje. Przez niestandardowe transakcje należy rozumieć transakcje ewidentnie niezgodne z profilem klienta wynikającym z informacji uzyskanych w ramach KYC a także z zachowaniem innych klientów o podobnym profilu.
Przykład 1
Klient z ankiecie KYC zadeklarował, że uzyskuje dochody z umowy o pracę, a jego miesięczne wynagrodzenie wynosi 4.000 złotych. Po otworzeniu rachunku bankowego na konto wpływa 50.000 złotych. Ponieważ zasilenie konta kwotą stanowiącą równowartość ponad rocznej zadeklarowanej pensji zaraz po otwarciu rachunku jest działaniem niestandardowym, to system powinien wytypować taką transakcje do dalszych analiz.
Przykład 2
Klient banku jest osobą fizyczną. Standardowo osoby fizyczne otrzymują do 5 przelewów przychodzących w miesiącu, wykonują około 5-12 przelewów na inne rachunki, oraz przeprowadzają transakcje przy użyciu karty płatniczej (od 1 do 8 wypłat w bankomacie, oraz od kilku do kilkudziesięciu płatności kartą). W przypadku klienta zakwalifikowanego do takiej grupy, otrzymywanie lub wykonywanie kilkunastu przelewów miesięcznie powinno zostać wytypowane jako podejrzane i przekazane do dalszych szczegółowych analiz.
Analiza transakcji a dokumentowanie ich wyników
Dokumentowanie wyników analiz jest obowiązkowe. W przypadku korzystania przez instytucję obowiązaną z systemu informatycznego wspierającego procesy przeciwdziałania praniu pieniędzy, to odpowiednie oznaczenie przeprowadzenia analiz w ramach funkcjonalności systemu będzie wystarczające. W przypadku braku takiego systemu najlepszym standardem byłoby sporządzenie notatki służbowej określającej na czym analiza polegała i jaki był jej rezultat.
Niezależnie od tego, w jaki sposób dokumentuje się wyniki pojedynczych analiz, instytucje obowiązane – a ściślej osoby koordynujące operacyjnie procesy AML – powinny sporządzać regularne raporty dla Zarządu, albo przynajmniej dla Członka Zarządu odpowiedzialnego za AML zawierające między innymi informacje zbiorcze o wynikach prowadzonych analiz.