Ochrona sygnalistów w Polsce stała się tematem szeroko omawianym zarówno w mediach, jak i w środowiskach prawnych i biznesowych. 24 czerwca 2024 roku opublikowano w Dzienniku Ustaw Ustawę o ochronie sygnalistów. Implementuje ona dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku.
Jej przepisy zaczną obowiązywać już od 25 września 2024 roku.
W niniejszym artykule omówimy ich znaczenie, a także potencjalne konsekwencje zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.
Spis treści
Sygnalista – kogo i w jakich przypadkach chronią nowe przepisy?
Sygnaliści to osoby fizyczne, które zgłaszają przypadki łamania prawa w swoich miejscach pracy lub w instytucjach, z którymi są związani. Dyrektywa ma na celu ochronę tych osób przed ewentualnymi represjami, jak np. zwolnienie z pracy, degradacja, nękanie czy inne formy represji.
Ochrona uregulowana w nowych przepisach obejmuje w dużym stopniu pracowników,
ale też inne osoby, które mogą stać się sygnalistami, tj. osoby samozatrudnione, kontrahentów, wolontariuszy czy praktykantów albo stażystów.
Nowe przepisy mają zastosowanie w przypadku zgłoszeń nieprawidłowości dotyczących naruszeń w zakresie:
- bezpieczeństwa publicznego,
- ochrony środowiska,
- zdrowia publicznego,
- ochrony danych osobowych,
- zwalczania korupcji,
- zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Jednym z kluczowych elementów ustawy jest wprowadzenie obowiązku stworzenia wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości przez pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Pracodawcy spełniający ten wymóg będą musieli wdrożyć procedury umożliwiające dokonywanie zgłoszeń przez pracowników oraz zapewniające odpowiednią ochronę sygnalistów.
Wewnętrzne kanały zgłaszania nieprawidłowości
Jednym z kluczowych dla ochrony sygnalistów wymogów tej ustawy jest konieczność wprowadzenia przez pracodawców wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Kanały te powinny zapewniać sygnalistom bezpieczeństwo, poufność i powinny być dostępne dla wszystkich. W praktyce oznacza to konieczność wyznaczenia przez pracodawców osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń o nieprawidłowościach. Oznacza to także zapewnienie odpowiedniego systemu, tj. specjalnego adresu e-mail, numeru telefonu czy platformy internetowej.
Pracodawcy są również zobowiązani do stworzenia wewnętrznych regulacji określających procedurę zgłaszania nieprawidłowości. Regulacje te obejmują tryb przyjmowania zgłoszeń, termin ich rozpatrywania, a także zasady ochrony zgłaszających czy prowadzenie rejestru zgłoszeń.
Co znamienne dla tego rodzaju przepisów, niedopełnienie obowiązku wdrożenia wewnętrznych procedur może skutkować nałożeniem na pracodawcę dotkliwych kar finansowych.
Zewnętrzne kanały zgłaszania nieprawidłowości
Równolegle do wewnętrznych kanałów zgłaszania, wspomniana wyżej ustawa przewiduje możliwość dokonywania zgłoszeń za pośrednictwem kanałów zewnętrznych, które będą prowadzone przez właściwe organy administracji publicznej. Centralnym organem wspierającym sygnalistów w korzystaniu z przysługujących im praw będzie Rzecznik Praw Obywatelskich. Jednak zgłoszeń będzie można dokonać bezpośrednio do instytucji takich jak:
- Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów,
- Komisja Nadzoru Finansowego,
- Państwowa Inspekcja Pracy,
lub inne organy, w zależności od charakteru naruszeń.
Taki rodzaj zgłaszania nieprawidłowości jest szczególnie istotny w sytuacji, gdy sygnalista nie ma zaufania do wewnętrznych procedur w swoim miejscu pracy lub obawia się jakiejś formy represji ze strony pracodawcy.
Ochrona sygnalistów przed represjami
Jednym z kluczowych elementów ustawy jest ochrona sygnalistów przed wszelkimi formami represji. Pracodawca nie może podejmować żadnych działań odwetowych wobec osoby, która dokonała zgłoszenia. A w dziedzinie takich działań mieszczą się obniżenie wynagrodzenia, pozbawienie premii, uniemożliwienie awansu, zwolnienie, przeniesienie na inne stanowisko, a także wszelkie inne działania, które mogłyby pogorszyć sytuację zawodową lub osobistą sygnalisty.
Ustawa przewiduje również mechanizmy dochodzenia roszczeń przez sygnalistów, którzy doznali szkody w wyniku działań odwetowych. Sygnalista będzie mógł wystąpić na drogę sądową w celu dochodzenia odszkodowania lub przywrócenia do pracy w przypadku bezprawnego zwolnienia.
Stosowanie represji wobec sygnalisty niesienie za sobą również konsekwencje w postaci kary grzywny, ograniczenia wolności albo, w niektórych przypadkach, pozbawienia wolności nawet do 3 lat.
Obowiązki pracodawców i konsekwencje niewdrożenia przepisów
Pracodawcy po raz kolejny zostaną obciążeni kosztem wprowadzenia unijnych regulacji. Poza koniecznością wprowadzenia dodatkowej, wewnętrznej procedury zgłaszania nieprawidłowości, pracodawcy będą musieli zapewnić, aby wypracowane przez nich procedury funkcjonowały w praktyce.
Będzie się to wiązało z koniecznością zapewnienia pracownikom szkoleń w tym zakresie, stworzenia systemu monitorowania tego jak procedury funkcjonują, dostosowania całego systemu informatycznego do nowych wymagań oraz podejmowania odpowiednich działań w przypadku, gdy dojdzie do zgłoszenia nieprawidłowości.
Dodatkowo dochodzi obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń oraz obowiązek regularnego raportowania do właściwych organów nadzoru o podjętych działaniach. Na pracodawcy będzie ciążył również obowiązek archiwizacji zgłoszeń przez określony czas
i utrzymania ich poufności.
Niewdrożenie przepisów będzie skutkowało poważnymi konsekwencjami. Pracodawcy, którzy nie spełnią obowiązków wynikających z ustawy, i to w sposób wynikający
z interpretacji właściwego organu, będą narażeni na kary finansowe, a także na odpowiedzialność cywilnoprawną w przypadku dochodzenia roszczeń przez sygnalistę. W skrajnych przypadkach będą nakładane sankcje administracyjne lub też ograniczenie albo pozbawienie wolności.
Poufność i ochrona danych osobowych
Głównym filarem instytucji sygnalisty jest ochrona poufności jego danych. Dokonywanie zgłoszeń ma się odbywać przy zapewnieniu pełnej anonimowości sygnalisty. Pracodawcy będą mieli obowiązek zapewnienia, że tożsamość sygnalisty będzie chroniona. Wszelkie dane umożliwiające identyfikację zgłaszającego muszą być przetwarzane zgodnie
z przepisami o ochronie danych osobowych, a ich ujawnienie bez zgody sygnalisty może być surowo karane.
Ochrona danych osobowych w kontekście przepisów tej ustawy jest zbieżna z wymogami RODO. Pracodawcy muszą zadbać o odpowiednie zabezpieczenia techniczne
i organizacyjne, które zapewnią, że dane osobowe sygnalistów nie zostaną ujawnione osobom nieuprawnionym.
Procedura zgłaszania nieprawidłowości
Procedura zgłaszania nieprawidłowości może odbywać się na kilka sposobów. W pierwszej kolejności sygnalista może dokonać zgłoszenia za pośrednictwem wewnętrznych kanałów. Jeżeli jednak sygnalista uzna, że wewnętrzne procedury są nieskuteczne, ma prawo zgłosić naruszenie bezpośrednio do właściwych organów zewnętrznych. W szczególnych przypadkach, gdy zagrożone jest życie lub zdrowie, sygnalista może również upublicznić informacje, nie czekając na zakończenie procedur wewnętrznych.
Zgłoszenie powinno być rzetelne, oparte na faktach i zawierać konkretne dowody. Sygnalista musi być świadomy, że w przypadku zgłoszenia lub upublicznienia nieprawdziwych informacji, motywowanych np. zemstą, niechęcią lub innymi czynnikami, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za fałszywe oskarżenie. Jest ona jednak
niewspółmierna do odpowiedzialności ciążącej na pracodawcy w kontekście nowych przepisów.
Ochrona sygnalistów w praktyce – wyzwania i problemy
Wprowadzenie nowych przepisów wiąże się z wieloma wyzwaniami, przede wszystkim dla pracodawców, ale i w jakimś stopniu dla instytucji publicznych odpowiedzialnych za nadzorowanie pracodawców. Jednym z głównych problemów związanych z wprowadzeniem w życie przepisów o ochronie sygnalistów może być brak kultury pracy objawiający się brakiem zaufania sygnalistów do wewnętrznych procedur zgłaszania. Równoległym problemem może okazać się nadużywanie zewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości wikłające pracodawców w długie i angażujące kapitał postępowania administracyjne.
Pracodawcy będą musieli również zmierzyć się z koniecznością poniesienia kosztów zbudowania odpowiedniego systemu i narzędzi do ochrony sygnalistów, co będzie wymagało zaangażowania dodatkowych zasobów ludzkich i finansowych. Równie ważnym elementem będzie także przeszkolenie pracowników na temat ich praw i obowiązków wynikających z nowych przepisów.