Jedną z dostępnych i bardzo popularnych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce jest spółka z ograniczoną odpowiedzlanością. Jak założyć spółkę z o.o. i co warto wiedzieć przed jej założeniem?
Spis treści
Czym jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością?
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością należy do grupy spółek kapitałowych. Jej charakter jest najbardziej odpowiedni dla firm o małej i średniej skali działalności. Tym samym, dla działalności w skali mikro, co do zasady nie wykorzystuje się struktury spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Składa się tu ku prowadzeniu działalności w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej lub spółek osobowych – np. spółki jawnej. Z kolei planując znaczną skalę biznesu warto zastanowić się nad spółką akcyjną.
Spółka z o.o. posiada osobowość prawną. Taka spółka może zaciągać zobowiązania. Może w swoim imieniu nabywać różnego rodzaju prawa. Może również sama (jako podmiot prawa) występować przed sądem w charakterze powoda lub pozwanego. Osobowość prawna spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, wiąże się z posiadaniem przez spółkę majątku. Trzeba pamiętać, że majątek spółki nie stanowi majątku wspólników i odwrotnie – majątek wspólników nie stanowi majątku spółki. W praktyce oznacza to, że nie jest możliwe swobodne przelewanie pieniędzy z rachunku spółki na rachunek jej wspólnika i odwrotnie.
Odpowiedzialność za zobowiązania (długi) spółki ponosi sama spółka, nie zaś jej zarząd lub wspólnicy. Odpowiedzialność wspólników ogranicza się do wysokości wniesionego kapitału – stąd nazwa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Zasada ograniczonej odpowiedzialności spółki ma jednak wyjątki. Dla przykładu – odpowiedzialność za zobowiązania spółki z o.o. powstałe w okresie przed uzyskaniem wpisu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. W przypadku członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ich odpowiedzialność rozszerza się w ten sposób, że w przypadku bezskutecznego wyegzekwowania należności od spółki, mogą oni odpowiadać majątkiem prywatnym za jej zobowiązania – choć pod pewnymi warunkami.
Jak założyć spółkę z o.o. – podstawą jest umowa
W Polsce są dostępne dwa sposoby na założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jednak niezależnie od tego, na który z nich się zdecydujemy, podstawą jest umowa spółki z o.o. Jej najbardziej podstawowa forma określona w art. 157 Kodeksu Spółek Handlowych przewiduje następujące elementy:
- firma i siedziba spółki,
- przedmiot działalności spółki,
- wysokość kapitału zakładowego,
- określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział w kapitale zakładowym,
- liczba i wartość nominalna udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
- czas trwania spółki (jeżeli jest oznaczony)
Taki zakres umowy w przypadku jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prawdopodobnie będzie wystarczająco chronił interesy jej jedynego wspólnika. Jednak w sytuacji, gdy spółkę tworzy kilku wspólników, to wskazane jest, aby umowa spółki była bardziej rozbudowana. Warto by określała bardziej precyzyjnie jak spółka będzie funkcjonować.
Z uwagi na różne potrzeby przedsiębiorców przewidziane są dwie ścieżki zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Ci, którzy zdecydują się na prostą umowę określającą podstawowe zagadnienia związane z prowadzeniem sp. z o.o. mogą taką umowę zawrzeć za pośrednictwem elektronicznego systemu rejestracji spółek. Będzie to szybkie rozwiązanie, z którym nie wiążą się żadne dodatkowe koszty. Tak zawarta umowę zawsze można uzupełnić o nowe postanowienia jednak będą one obowiązywały dopiero w momencie ich zarejestrowania przez KRS.
W przypadku umowy między większą liczbą wspólników lub gdy umowa ma być dopasowana do indywidualnych potrzeb wspólników wskazane jest utworzenie spółki w formie aktu notarialnego. Wiążę się to jednak z dodatkowym kosztem. Należy uiścić taksę notarialną, której wysokość będzie zależeć od kwoty kapitału zakładowego spółki z o.o. Jeżeli kapitał zakładowy to minimalne 5000 zł, to taksa od sporządzenia umowy spółki z o.o. wyniesie maksymalnie 160 zł netto.
Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Po zawarciu umowy spółki z o.o. zaczyna ona funkcjonować w trybie spółki w organizacji. Posiada tzw. ułomną osobowość prawną, jej firma musi obowiązywać z dopiskiem „ w organizacji”. Zobowiązania zawarte w tym okresie obciążają zarówno spółkę jak i jej członków zarządu lub przedstawicieli. Spółka funkcjonuje w takim trybie do momentu zarejestrowania jej w KRS. Na rejestrację, wspólnicy mają 6 miesięcy od zawarcia umowy sp. z o.o.
Przedstawiony w poprzednim rozdziale podział, ma bezpośrednie przełożenie na dualizm rejestracji spółki z o.o. Można bowiem spółkę zarejestrować przez Internet. Koszt takiego rozwiązania to 250 złotych od wpisu spółki z o.o. do rejestru Krajowego Rejestru Sądowego oraz 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Gdy zdecydujemy się na takie rozwiązanie dostępne będzie również jednoczesne złożenie wniosków o numery REGON oraz NIP.
Jeżeli rejestrujemy spółkę z o.o. w sposób analogowy, przez notariusza, koszt wpisu do KRS wynosi 500 zł. Wtedy tez, w momencie zarejestrowania spółki z o.o. w rejestrze KRS uzyskujemy numery REGON oraz NIP. W obu przypadkach będziemy musieli zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokość 0,5% kapitału zakładowego spółki.
Przy złożeniu wniosku do KRS będziemy również musieli wykazać listę wspólników, dowody powołania członków zarządu sp. z o.o. oraz oświadczenie o wniesieniu wkładów zakładowych w postaci pieniężnej lub niepieniężnej.
Jak założyć spółkę z o.o. – kapitał zakładowy spółki
Kapitał zakładowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością leży u fundamentu jej funkcjonowania. Określony w umowie spółki stanowi jednocześnie środki na prowadzenie działalności, całościową wartość udziałów spółki z o.o. Środki stanowiące kapitał zakładowy spółki z o.o. mogą przybrać formę pieniężną lub niepieniężną. Fakt opłacenia kapitału zakładowego jest pisemnie poświadczany przez członków zarządu spółki. Musi nastąpić jeszcze przed złożeniem wniosku o wpis do KRS lub przed podwyższeniem kapitału zakładowego spółki.
Kapitał zakładowy w formie niepieniężnej (tak zwany aport) np. w postaci praw majątkowych ruchomości i nieruchomości podlega wycenie i można go określić wyłącznie, gdy umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decydujemy się zawrzeć przed notariuszem. W ten sposób można wprowadzić do spółki jako jej majątek np. samochód, nieruchomość lub sprzęt elektorniczny.
Chociaż minimalna wartość kapitału zakładowego od 13 lat wynosi 5000 zł i wielu przedsiębiorców rejestrując spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością deklaruje wysokość kapitału zakładowego właśnie w tej wysokości to im wyższa jest jego kwota tym pewniejsza staje się pozycja spółki na rynku.
Podwyższenie kapitału spółki
Jednocześnie kwota kapitału zakładowego spółki z o.o., po wpisaniu jej do rejestru KRS, może z woli wspólników ulec podwyższeniu. Takie podwyższenie w postaci zwiększenia wartości już objętych udziałów lub utworzenia nowych może się odbyć poprzez wniesie dodatkowego kapitału pieniężnego lub niepieniężnego. Jednak takie działanie w większości przypadków będzie wymagało zachowania formy aktu notarialnego. Kapitał zakładowy można również podnieść za pomocą środków wypracowanych z zysków spółki z o.o. Można to zrobić również poprzez wygaszenie zadłużenia spółki w zamian za objęcie jej udziałów przez wierzycieli będących dotychczasowym wspólnikiem lub osobą trzecią.
Jeżeli decydujemy się na podwyższenie kapitału zakładowego poprzez wniesienie dodatkowych środków musi się to odbyć na podstawie uchwały wspólników. Gdy umowa spółki przewiduje zarówno samo podwyższenie kapitału zakładowego jak i wysokość podwyższenia i termin jego dokonania wtedy może się to odbyć po prostu na podstawie uchwały wspólników głosowanej metodą bezwzględnej większością głosów. Natomiast w sytuacji gdy umowa spółki z o.o. nie zawiera postanowień odnośnie podwyższenia kapitału zakładowego, taki proces wymaga aby uchwała o podwyższeniu była uchwalona większością 2/3 głosów i oznacza to zmianę umowy spółki przed notariuszem.
Doradztwo w zakresie spółek ograniczoną odpowiedzialnością
Określenie zasad na jakich funkcjonować będzie spółka wymaga ustalenia jaki wkład będą wnosić wspólnicy i jak zamierzają prowadzić firmę. Ważne jest także jakie stawiają sobie cele. To od tych czynników uzależnione będzie określenie zasad funkcjonowania spółki określonych w jej umowie, czyli kompetencje zarządu, sposób reprezentacji, uzyskiwanie zgód wspólników na poszczególne działania, czy sposób dalszego dokapitalizowania spółki jeżeli wystąpi taka potrzeba w przyszłości.