Na przestrzeni ostatnich lat jednym z najdynamiczniej rozwijających się obszarów regulacyjnych w Polsce jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CFT ). 2025 rok nie stanowi pod tym względem wyjątku.
W ramach szeregu obowiązków, których realizacją obarczone są instytucje obowiązane, jednym z najważniejszych dla zapewnienia skuteczności przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu jest obowiązek szkoleniowy. Jego realizacja ma na celu zminimalizowanie ryzyka wykorzystywania instytucji obowiązanych do nielegalnych działań.
Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF) wraz z Urzędem Komisji Nadzoru Finansowego (UKNF) oraz Narodowym Bankiem Polskim (NBP) wydali Komunikat nr 92 w sprawie obowiązku szkoleniowego określonego w ustawie AML. Określa on dobre praktyki oraz oczekiwania wyżej wskazanych organów kontroli wobec zapewnienia udziału osób, które wykonują obowiązki związane z AML/CFT, w programach szkoleniowych z zakresu realizacji tych obowiązków, z uwzględnieniem tematyki ochrony danych osobowych.
Komunikat ten jednocześnie znosi wszystkie wcześniejsze komunikaty GIIF w zakresie obowiązku szkoleniowego.
Spis treści
Obowiązek szkoleniowy AML w Polsce
Obowiązek przeprowadzania przez instytucje obowiązane szkoleń dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wynika wprost z Ustawy AML.
Instytucje obowiązane (w tym zawody prawnicze, instytucje pożyczkowe, lombardy czy giełdy kryptowalut) są zobowiązane do regularnego szkolenia swoich pracowników. Celem tych szkoleń jest zapewnienie, że pracownicy instytucji są odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich zadań.
W ramach szkolenia instytucja obowiązana powinna zapoznać pracowników z tematami: identyfikacji i weryfikacji klientów oraz beneficjentów rzeczywistych, rozpoznawania sygnałów świadczących o ML/FT, zgłaszania podejrzanych transakcji, ochrony danych osobowych czy sankcji związanych z brakiem stosowania i niewłaściwym realizowaniem obowiązków ustawowych.
Regularność szkoleń AML
Komunikat GIIF zwraca szczególną uwagę na konieczność przeprowadzania zarówno szkoleń początkowych (szkolenie obowiązkowo musi się odbyć przed powierzeniem danej osobie zadań z zakresu AML/CFT), jak i okresowych, przeprowadzanych regularnie w trakcie wykonywania obowiązków przez konkretne osoby. Pierwsze szkolenie powinno dotyczyć wszystkich istotnych zagadnień związanych z AML/CFT.
W przypadku gdy pracownik miał do czynienia z AML/CFT w poprzednim miejscu pracy
(i posiada na tę okoliczność np. certyfikat poświadczający odbycie szkolenia) można się ograniczyć do szkolenia uzupełniającego, przedstawiającego problematykę AML/CFT z uwzględnieniem specyfiki danej instytucji.
Szkolenia okresowe mają na celu aktualizowanie wiedzy pracowników, zwłaszcza w kontekście zmieniających się przepisów, jak również w odpowiedzi na nowe zagrożenia i metody przestępstw. GIIF zaleca, aby szkolenia te odbywały się przynajmniej raz w roku.
Przy każdej istotnej zmianie stanu prawnego w zakresie AML/CFT lub zmianie charakteru działalności instytucji obowiązanej (przykładowo wprowadzenie nowych produktów, zmiana grupy klientów) również wymagane jest szkolenie dodatkowe uwzględniające te zmiany.
Testy sprawdzające wiedzę
Ważnym elementem poruszonym przez GIIF w wydanym komunikacie jest wskazanie, że dobrą praktyką jest przeprowadzenie testu sprawdzającego wiedzę po odbytym szkoleniu. W ten sposób instytucje obowiązane zapewniają, że szkolenia rzeczywiście mają wpływ na poprawę wiedzy i umiejętności pracowników w rozpoznawaniu podejrzanych działań i znajomości regulacji AML/CFT, ze szczególnym uwzględnieniem obowiązków ustawowych.
Dokumentowanie szkoleń AML
GIIF wymaga, aby instytucje obowiązane prowadziły dokumentację wszystkich przeprowadzonych szkoleń. Dokumentowanie tego procesu (np. protokołem ze szkolenia) powinno zawierać informację o poruszonych w ramach szkolenia tematach, dacie przeprowadzenia szkolenia i jego uczestnikach w formie listy obecności. Poprzez taką sprawozdawczość zarząd instytucji obowiązanej ma mieć możliwość skutecznego nadzoru nad realizowaniem tego obowiązku.
Ponadto przeszkoleni pracownicy mogą otrzymywać certyfikaty poświadczające ukończenie takiego szkolenia.
Sporządzanie i archiwizowanie takiej dokumentacji umożliwia skuteczną kontrolę realizowania tego obowiązku, a także dokumentuje działanie zgodnie z przepisami w przypadku kontroli ze strony organów nadzoru.
Forma szkoleń AML
GIIF zwraca uwagę również na to, że szkolenia mogą się odbywać w różnej formie.
W zależności od potrzeb szkoleniowych, możliwe są szkolenia stacjonarne, online lub hybrydowe.
GIIF rekomenduje, aby dostosować te formy szkoleń do charakterystyki działalności instytucji oraz poziomu wiedzy pracowników. Ważnym jest, aby same materiały szkoleniowe były aktualizowane. Muszą one odpowiadać na zmieniające się wytyczne i nowe wyzwania w zakresie AML/CFT.
Jednak warto przestrzec, że zgodnie z komunikatem samokształcenie się nie jest spełnieniem obowiązku szkoleniowego. To szczególnie ważne dla np. zawodów prawniczych. Chociaż samokształcenie może być skutecznym uzupełnieniem wiedzy w zakresie AML/CFT nie wystarczy ono do realizacji tego obowiązku.
Osoby odpowiedzialne za szkolenia
Kluczową zmianą wprowadzoną przez GIIF jest wymaganie, aby osoby odpowiedzialne w instytucji za szkolenia AML miały odpowiednie kwalifikacje. GIIF podkreśla, że aby obowiązek szkoleniowy był właściwie realizowany, osoby te powinny przejść zewnętrzne szkolenie. Następnie mogą szkolić pracowników w samej instytucji. Jednak dalej dopuszczalną formą jest prowadzenie wszystkich szkoleń poprzez zewnętrzne instytucje oferujące takie usługi.
Podsumowanie
Obowiązek szkoleniowy ma na celu zapewnienie, że pracownicy instytucji obowiązanych są dobrze przygotowani do rozpoznawania zagrożeń i oceny ryzyk. Komunikat nr 92 GIIF wprowadza istotne zmiany, które mają zapewnić stałą poprawę jakości szkoleń oraz zmaksymalizowanie efektywności samego procesu szkolenia pracowników.
Najważniejsze to pamiętać o wskazanych w teście oczekiwaniach organów kontroli. Przestrzeganie nowych regulacji będzie miało kluczowe znaczenie w zapewnianiu bezpieczeństwa systemu finansowego oraz w skuteczności realizowania obowiązku szkoleniowego.